Resultatet? Bedrifter kjøper separate løsninger for oppgaver som Microsoft 365 allerede kan håndtere. Dette fører til unødvendige kostnader, mer administrasjon og lavere produktivitet.
Microsoft 365 er mye mer enn Office-pakken
Når mange tenker på Microsoft 365, tenker de først og fremst på:
- Outlook
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Teams
Men avhengig av lisensnivået har virksomheten ofte tilgang til en rekke andre tjenester som kan gi betydelig verdi:
- SharePoint
- OneDrive
- Power Automate
- Forms
- Bookings
- Planner
- To Do
- Loop
- Lists
- Power BI
- Copilot
- Intune
- Defender for Business
Flere av disse verktøyene er allerede inkludert i lisensene bedriften betaler for hver eneste måned.
1. Power Automate: La rutinene gjøre seg selv
Hvor mange timer bruker ansatte på repetitive oppgaver?
Eksempler kan være:
- Videresending av e-post
- Registrering av henvendelser
- Opprettelse av mapper
- Dokumentgodkjenninger
- Oppfølging av skjemaer
Med Power Automate kan mange av disse prosessene automatiseres uten programmering.
Eksempel
En kunde fyller ut et kontaktskjema:
En kunde fyller ut et kontaktskjema:
- E-post sendes automatisk til riktig person.
- Saken registreres i en liste.
- Oppgave opprettes i Planner.
- Kunde mottar bekreftelse.
En prosess som tidligere tok 10 minutter kan reduseres til noen sekunder.
2. Microsoft Forms: Slutt med papirskjemaer og Excel-kaos
Mange virksomheter håndterer fortsatt:
Mange virksomheter håndterer fortsatt:
- HMS-avvik
- Kundeundersøkelser
- Bestillinger
- Påmeldinger
- Intern rapportering
via e-post og manuelle regneark.
Microsoft Forms gjør det mulig å opprette digitale skjemaer på få minutter.
Dataene kan deretter:
- lagres automatisk
- analyseres i Excel
- sendes inn i Power BI
- starte arbeidsflyter i Power Automate
For mange små og mellomstore bedrifter kan Forms erstatte flere separate verktøy.
3. Microsoft Bookings: Automatisk timebestilling
Mange betaler for eksterne bookingsystemer selv om Microsoft 365 allerede tilbyr Microsoft Bookings.
Mange betaler for eksterne bookingsystemer selv om Microsoft 365 allerede tilbyr Microsoft Bookings.
Løsningen kan brukes til:
- Kundemøter
- Konsultasjoner
- Supporttimer
- Interne møter
- Befaringer
Fordeler:
- Automatisk kalenderintegrasjon
- Påminnelser via e-post
- Redusert administrasjon
- Færre dobbeltbookinger
4. SharePoint: Bedriftens digitale arkiv
Mange organisasjoner lagrer dokumenter på:
- Felles disker
- Lokale PC-er
- E-postvedlegg
Dette skaper versjonsproblemer og risiko for tap av data.
SharePoint kan fungere som:
- Dokumentarkiv
- Intranett
- Prosjektportal
- Kvalitetssystem
- HMS-system
I stedet for å lete i e-poster og nettverksmapper kan ansatte finne dokumentene på sekunder.
5. Microsoft Lists: Enkel saks- og oppgavehåndtering
Microsoft Lists er en av de mest oversette funksjonene i Microsoft 365.
Microsoft Lists er en av de mest oversette funksjonene i Microsoft 365.
Verktøyet kan brukes til:
- Avviksregistrering
- Biloversikter
- Utstyrsregister
- Vedlikeholdsplaner
- Kundeoppfølging
- Prosjektstatus
For mange mindre virksomheter kan Lists dekke behov som ellers ville krevd dedikerte databaser eller tredjeparts applikasjoner.
6. Planner og To Do: Bedre kontroll på arbeidsdagen
Oppgaver blir ofte liggende:
Oppgaver blir ofte liggende:
- i e-post
- på notatlapper
- i hodet til ansatte
Planner gir oversikt over teamoppgaver, mens To Do hjelper den enkelte ansatte med personlig planlegging.
Fordeler inkluderer:
- Bedre prioritering
- Synlige arbeidsprosesser
- Enklere oppfølging
- Færre oppgaver som faller mellom stolene
7. Copilot: Kunstig intelligens i arbeidshverdagen
Mange virksomheter undersøker nå hvordan kunstig intelligens kan effektivisere hverdagen.
Microsoft Copilot kan hjelpe med:
- Oppsummering av møter
- Skriving av rapporter
- Analyse av Excel-data
- Opprettelse av presentasjoner
- Utkast til e-poster
- Informasjonssøk på tvers av Microsoft 365
Når Copilot kombineres med organisasjonens egne data, kan ansatte hente frem informasjon langt raskere enn tidligere.
8. Sikkerhet som mange glemmer å aktivere
En av de største feilene virksomheter gjør er å ikke aktivere sikkerhetsfunksjoner de allerede har betalt for.
Dette omfatter ofte:
- Multifaktorautentisering (MFA)
- Betinget tilgang
- Enhetskontroll
- E-postbeskyttelse
- Trusseldeteksjon
- Datatapbeskyttelse (DLP)
Konsekvensen kan være at virksomheten betaler for avansert sikkerhet uten å faktisk bruke den.
Hvor mye kan bedriften spare?
For en bedrift med 20 ansatte er det ikke uvanlig å betale for eksterne tjenester som:
For en bedrift med 20 ansatte er det ikke uvanlig å betale for eksterne tjenester som:
- Prosjektstyring
- Skjemaløsninger
- Dokumenthåndtering
- Bookingløsninger
- Enkel automatisering
Selv en moderat reduksjon i antall eksterne abonnementer kan spare bedriften titusenvis av kroner årlig.
I tillegg kommer gevinsten ved:
- Mindre manuelt arbeid
- Raskere arbeidsprosesser
- Bedre datakvalitet
- Økt sikkerhet
- Bedre samhandling
Slik kommer du i gang
En god start er å gjennomføre en Microsoft 365-gjennomgang med fokus på:
- Hvilke lisenser virksomheten har.
- Hvilke funksjoner som faktisk brukes.
- Hvilke manuelle prosesser som kan automatiseres.
- Hvilke eksterne systemer som kan erstattes.
- Hvilke sikkerhetsfunksjoner som ikke er aktivert.
Mange virksomheter blir overrasket når de oppdager at de allerede eier verktøy som kan løse utfordringer de i dag betaler andre leverandører for.
Microsoft 365 er langt mer enn e-post, Word og Teams. For mange virksomheter representerer plattformen et betydelig uutnyttet potensial innen automatisering, samhandling, sikkerhet og kunstig intelligens.
Spørsmålet er derfor ikke om bedriften har de riktige verktøyene, men om den faktisk bruker dem.
De fleste bedrifter betaler for 100 % av Microsoft 365-lisensen. Få utnytter mer enn 20 prosent av mulighetene.
